“Man kann nicht nicht kommunizieren”, diesen Satz hat bestimmt jeder schon einmal gehört. Vor allem, wenn man sich mit dem Thema Kommunikation beschäftigt. Dieser Satz ist so einfach und enthält gleichzeitig so viel Wahrheit. Egal ob aktiv zuhören oder bewusst etwas überhören, beim Gegenüber kommt eine Botschaft an. Ob diese Botschaft richtig oder nicht, steht dabei auf einem anderen Blatt.
Wer das erste Mal in eine Führungsrolle kommt, wird feststellen, dass die Fähigkeit zum Kommunizieren zu den wichtigsten Fähigkeiten gehört, die man braucht. Die Kommunikation mit Mitarbeitenden, anderen Führungskräften oder Kundinnen und Kunden ist einfach das wichtigste Werkzeug im Werkzeugkoffer. Leider lernen wir das in der Promotion nicht aktiv. Wie bei so vielen Werkzeugen, die man während der Promotion erlernt, ist auch die Kommunikation etwas, was man sich im Selbststudium beibringen muss. Dabei wäre es so hilfreich, wenn auch das Teil der “Ausbildung” Promotion wäre und wir Methoden und Hilfsmittel an die Hand bekämen, um später leichter und besser zu kommunizieren. Ich will daher hier mal ein paar Kernpunkte zusammenfassen und dazu motivieren sich aktiv mit der Fähigkeit der Kommunikation zu beschäftigen.
Das 4-Ohren-Modell
Eines der wichtigsten Kommunikationsmodelle ist das 4-Ohren-Modell von Schulz von Thun. Dabei geht es darum, dass jede Nachricht von allen Menschen immer von vier unterschiedlichen Ohren empfangen wird. Nicht jedes Ohr empfängt eine Nachricht dabei gleich stark oder gleich intensiv. Wie stark, das wiederum hängt von vielen verschieden Faktoren ab. Die vier Ohren oder vier Seiten, einer Nachricht sind:
- Sachinhalt
- Selbstkundgabe
- Beziehung
- Appell
Was das Modell sehr einfach beschreibt, ist die Entstehung von Missverständnissen in der Kommunikation. Auf der Sachebene wird eine sachliche Information rübergebracht. Gerade als wissenschaftliche Mitarbeitende sind wir geneigt sachlich zu kommunizieren. Die Analytiker in uns verstehen manchmal nicht, dass die Nachricht auch auf persönlicher Ebene verstanden werden kann. Denn mit jeder Nachricht geben wir auch immer etwas über uns preis (Selbstkundgabe). Wir verraten, wie wir uns fühlen, was wir empfinden. Und wir verraten etwas, in welcher Beziehung wir zum Empfangenden stehen. Schließlich geht mit jeder Nachricht immer auch ein Appell in Richtung Empfänger.
Wer Menschen führen will, muss sich im Klaren darüber sein, dass immer mehr beim Empfänger ankommt, als was man sagt. Konkret würde der Satz “Der beschriebene Zusammenhang ist so nicht korrekt.“, von einem Mitarbeiter unterschiedlich aufgenommen werden.
Mögliche Nachricht auf der Sachebene: “Der Zusammenhang stimmt nicht.”
Mögliche Aussage als Selbstkundgabe: “Ich denke, ich weiß es besser als du.”
Mögliche Information auf Beziehungsebene: “Ich möchte dir helfen, weil deine Karriere mir wichtig ist.”
Möglicher Appell an den Empfänger: “Überarbeite dein Modell noch einmal und stelle es mir wieder vor.”
Wenn die Beziehung zwischen dem Empfänger und dir hier gut und vertrauensvoll ist, dann erscheinen diese vier Seiten der Nachricht doch ganz gut. Ändern wir das Setup aber mal und stellen uns vor, dass der Empfänger gerade gestern etwas wirklich verbockt hatte und du musstest ihn wegen einer völlig anderen Sache klar zur Rede stellen. Dann wird das Beziehungsohr vielleicht etwas völlig anderes verstehen und die Nachricht “Der beschriebene Zusammenhang ist so nicht korrekt.” führt direkt in einen ernsthaften Konflikt.
Mögliche Nachricht auf der Sachebene: “Der Zusammenhang stimmt nicht.”
Mögliche Aussage als Selbstkundgabe: “Ich denke, ich weiß es besser als du.”
Mögliche Information auf Beziehungsebene: “Du machst oft Dinge falsch und ich muss dich ständig verbessern.”
Möglicher Appell an den Empfänger: “Überarbeite dein Modell noch einmal und stelle es mir wieder vor.”
Wenn du also kommunizierst, denke immer daran, wie das gesagte auf allen vier Ohren beim Gegenüber ankommen kann.
Als Führungskraft zu viel kommunizieren?
Warum ist es aber nun so wichtig, als Führungskraft gut und effektiv zu kommunizieren? Als Führungskraft ist es deine Aufgabe die Mitarbeitenden anzuleiten. Und das machst du nunmal mit Worten, Anweisungen oder Feedback. Durch die Kommunikation kannst du mit deinen Mitarbeitenden Ziele vereinbaren, Tätigkeiten planen, Ergebnisse einfordern, Mitarbeitende entwickeln, mit anderen Abteilungen/Teams kooperieren oder auch Leistung beurteilen. All das sind die Kernaufgaben von Führungskräften.
Das Schwierige ist, gerade als Nachwuchsführungskraft ist man in einer Zangensituation. Zum einen kann man den ganzen Tag nur Kommunizieren. Zum anderen muss man selbst Ergebnisse bringen. Das gilt insbesondere im Mittelstand. Als promovierte Fachkraft wird man im Mittelstand nicht angestellt, um “nur” Menschen zu führen. Sondern man soll auch selbst Dinge erarbeiten. Und in diesem Spagat muss man sich bewegen (Wenn du ein bisschen mehr über die Anforderungen an dich als junge Führungskraft wissen willst, dann melde dich doch zum Workshop “Berufseinstieg 2.0” hier an.).
Am Ende kommt bei diesem Spagat meistens das Gefühl raus, trotz ausführlicher Kommunikation am Ende nicht genug kommuniziert zu haben. Und genau das stellt eine große Gefahr dar. Wir haben das Gefühl Dinge immer und immer erzählt zu haben. Aber irgendwie wundern wir uns dann, dass alle so tun, als würden sie diese Information jetzt zum ersten Mal bekommen.
Es ist wichtig zu verstehen, dass die Mitarbeitenden oder auch andere Stakeholder nicht so tun, als würden sie es das erstmal höre. Sie hören und verstehen es in der Form auch zum ersten mal. Als Führungskraft hat man ständig das Gefühl sich zu wiederholen. Und selbst dann hat man meistens noch zu wenig kommuniziert. Also mach nicht diesen Fehler und kommuniziere einfach noch mehr.
Menschen folgen Menschen
Jetzt bedeutet das aber nicht, dass man einfach wahllos drauf los plappern soll. Als Führungskraft ist man in nämlich in der Situation, dass es ein formales Machtgefälle in einem Gespräch gibt und man dabei die allgemeine Gesprächs- oder besser Kommunikationsebene beachten muss. Ein Gespräch zwischen einer Mitarbeiterin und einer Führungskraft kann zum einen ein formales Gespräch sein. Das bedeutet, das Gespräch findet in einem definierten und für beide Seiten klaren Rahmen statt. Beispiele sind Mitarbeitergespräche oder ähnliches. Dann können Gespräche aber auch ganz informell sein, zum Beispiel das typische Kaffeemaschinengespräch. Sage ich als Führungskraft zu meiner Mitarbeiterin dabei beiläufig, sie solle doch etwas nachsehen, dann kann das für sie eine Handlungsempfehlung sein, für mich aber eine klare Handlungsaufforderung. Wenn sie sich jetzt dagegen entscheidet, weil es aus ihrer Sicht nicht notwendig ist, sehe ich eine “Arbeitsverweigerung” und bilde mir eine “falsche” Meinung.
Zwei andere Gesprächsebenen sind dann noch das Gespräch auf Augenhöhe. Das kann super in einem Brainstorming oder einer Problemlösung entstehen. Stimmt die Situation können hier tolle Lösungen entstehen weil das formale Machtgefälle “ignoriert” wird und einfach nach der besten Lösung für ein Problem gesucht wird. Hier entsteht nur leider durch eine falsche Kultur das HIPPO-Problem (HIPPO = Highest Paid Persons Opinon).
Und als letzte Ebene gibt es dann noch die soziale Kommunikation. Diese wird leider oft vernachlässigt, ist aber so wichtig. Bei mir stand mal eine Führungskraft aus dem Unternehmen jeden Morgen für 5 Minuten in der Tür. Er hat mich gefragt, wie die Renovierung des Hauses läuft oder wie mein Wochenende war. Dabei wirkten die Gespräche nicht aufgesetzt oder gezwungen. Es waren einfach ehrliche soziale Gespräche, richtiger Small Talk. Bei mir hat es dazu geführt, dass ich noch heute ein hohes Maß an Vertrauen zu dieser Führungskraft habe. Und das obwohl ich eigentlich nur wenig mit ihm zusammengearbeitet habe. Menschen folgen Menschen, gilt also nicht nur für Social Media.
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Die BDW-BINKA Diamantwerkzeug GmbH stellt Diamant- und Bornitrid- Schleifwerkzeuge für die Präzisionswerkzeug-, Automobil-, sowie Luft- und Raumfahrtindustrie her. Der Fokus und die Spezialisierung der Produktion liegt auf der Fertigung von Kunstharzbindungen sowie metallischen und keramischen Bindungssystemen. Die Mission des Unternehmens ist es, seinen Kunden durch maßgenschneiderte Lösungen und kurzen Lieferzeiten das volle Potenzial seiner Fertigung zu eröffnen.
Wer nach der Promotion in einem mittelständischen Unternehmen als Führungskraft anfängt, sollte sich frühzeitig über die Art der Kommunikation Gedanken machen. Ich hoffe das ist aus diesem kleinen Beitrag herausgekommen. Sie ist eines der, wenn nicht sogar das wichtigste Tool für eine Führungskraft. Wir haben die Möglichkeit Mitarbeitende zu demotivieren, ohne dass wir das jemals beabsichtigen. Wir können das Gefühl erzeugen nicht genug zu leisten, weil wir einfach nicht ständig darüber reden, was wir gemacht haben. Oder wir können Mitarbeitende verunsichern oder in die falsche Richtung leiten, wenn wir zur falschen Zeit informationen weitergeben. Das alles und noch viel mehr, können wir durch Kommunikation erreichen. Also sollten wir uns frühzeitig mit diesem Tool auseinandersetzen.
Gut ist, dass wir das schon während der Promotion üben können. Auch in der Kommunikation mit Studierenden können wir viel richtig oder falsch machen. Das Schöne ist nur, dass die Konsequenzen meistens nicht so groß sind. Das heißt, wir können Methoden ausprobieren und üben und diese Zeit als aktive Trainingszeit nutzen. Und genau darum denke ich auch, dass ein Promotion eine so hervorragende Möglichkeit ist, sich auf eine Führungstätigkeit vorzubereiten.
Und jetzt möchte ich dir zum Abschluss noch einen konkreten Handlungsschritt mitgeben. Wenn du jetzt ebenfalls der Meinung bist, dass die Fähigkeit zur effektiven Kommunikation erlernbar ist und du hier noch nicht ausreichend ausgebildet bist, dann schau doch direkt einmal im Weiterbildungsangebot deiner Universität nach und melde dich direkt zum nächsten Kommunikationskurs an.
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Hinweis: Da unser Angebot exklusiv für wissenschaftliche Mitarbeitende der Produktionstechnik ist, überprüfen wir anhand des Eingaben deine Institutszugehörigkeit. Dies kann ein bis zwei Tage dauern. Danach senden wir dir die gewünschte Datei direkt per Mail zu.
Autor: Oliver Maiß
Hallo, mein Name ist Oliver und ich bin Gründer und Initiator von Produktionstalente. Ich habe selbst 6 Jahre am IFW in Hannover promoviert und kenne daher viele Herausforderungen vor, während und nach der Promotion. Ich schaffe gerne Möglichkeiten, um Menschen miteinander zu vernetzen, weil ich davon überzeugt bin, dass wir aus jeder Begegnung etwas wertvolles für uns mitnehmen können. Und vielleicht konntest du ja jetzt auch schon etwas von mir mitnehmen.
