Die richtige Zeitplanung bei der Promotion

Wer in der Produktionstechnik promovieren möchte, muss sich vor allem gut selbst organisieren. Schließlich ist man als Projektingenieurin oder Projektingenieur am Institut angestellt und nicht als Promotionsstudent. Das bedeutet, die originäre Aufgabe ist das Bearbeiten von Projekten. Und an einem Institut fallen viele Projekte an. Es gibt Forschungsprojekte, Industrieprojekte, Lehrveranstaltungen und so weiter. Alles bindet Zeit und persönliche Kapazität.

Die perfekte Promotionswoche

Viele Promovierende warten daher auf die perfekte Promotionswoche. Eine solche Woche ist ein Trugschluss und wird nur sehr sehr selten vorkommen. Was aber ist eine perfekte Woche? Ganz einfach, eine Woche ohne Termine mit reiner Zeit zum Promovieren. Im Kalender finden sich nur freie Blöcke und maximal die Mittagspausen eingetragen. Es kann also von 8-20 Uhr durchgehend promoviert werden.

Warum aber warten alle auf diese Woche? Was ist so besonders daran? Der Wunsch nach einer möglichst langen Zeit ohne zusätzliche Einarbeitung, voller Fokus und einem Gefühl von Fortschritt, machen diese Woche so attraktiv. Wer nur dann und wann an seiner Dissertation arbeitet hat Schwierigkeiten sich einzuarbeiten und die vielen Gedanken um andere Projekte nehmen einem den mentalen Fokus. Und da ist so eine Woche non-stop promovieren doch ganz hilfreich, oder?

Das stimmt. Das Problem ist aber, dass diese perfekte Woche niemals von alleine und vor allem nicht regelmäßig eintritt. Die Realität sieht doch eher so aus, dass es viele unterschiedliche Termine gibt. Der Kalender weist nur ein paar Lücken auf, die aber zu kurz sind, um ernsthaft an der Diss zu arbeiten.

3 Strategien helfen bei der Zeitplanung in der Promotion

Das Ziel muss also sein, sich ein System zu schaffen, in dem auch ohne perfekte Woche genügend Fortschritt bei der Promotion erreicht wird. Und dazu muss man smart und nicht hard arbeiten. Die drei nachträglich beschriebenen Strategien helfen dabei, dass Zeitmanagement in der Promotion zu verbessern und die wenige Zeit optimal zu nutzen.

1. Synergien in den Aufgaben nutzen

Am Institut bekommt man ständig die Aufgabe einen Antrag zu schreiben, einen Abschlussbericht zu verfassen oder eine Veröffentlichung einzureichen. Die dafür benötigte Zeit ist klar in der Arbeitszeit vorgesehen und wird in der Kapazitätsplanung berücksichtigt.

Diese Tätigkeiten sollte man soweit es irgendwie geht, für seine Dissertation nutzen. Wer zum Beispiel einen Antrag schreibt, kann den recherchierten Stand des Wissens ja ebenso für seine eigene Dissertation nutzen. Klar, das Funktioniert nur, wenn das Antragsthema einen gewissen Bezug zur eigenen Diss hat, aber das ist hoffentlich in vielen Fällen gegeben.

Ein anderes Beispiel ist das erstellen von Bildern für Veröffentlichungen. Wenn in den Bildern Daten aus dem Promotionsprojekt genutzt werden, können die Bilder direkt für die Dissertation erstellt werden und doppelt genutzt werden. Zumindest kann das Konzept und die Datenaufbereitung des Bildes für die Dissertation und die Veröffentlichung genutzt werden.

Wenn es gelingt konsequent Aufgaben doppelt zu nutzen und immer eine Verwendung in der Dissertation zu ermöglichen, dann kommt man auch während der Arbeitszeit mit dem Schreiben der eigenen Dissertation weiter. Und das, ohne dass es jemand merkt 😉

2. Eat that Frog gepaart mit einem Timeblock

Wer an seiner Dissertation arbeiten will, muss sich zunächst einarbeiten. Dazu muss man sich in die eigene Arbeit reindenken, die losen Enden der Gedanken vom letzten Mal wieder aufnehmen, einsortieren und überlegen, wie es weiter geht. Daher muss die zur Verfügung stehende Zeit in “Einarbeitung” und “Produktivzeit” geteilt werden.

Schafft man es, sich in einem Quartal eine perfekte Promotionswoche einzurichten, kommt man in 12 Wochen vielleicht auf eine produktive Arbeitszeit von 30 Stunden. Nicht schlecht, oder?

Es wäre aber auch möglich, sich in dem Quartal dazu zu verpflichten jede Woche einen halben Tag einzuplanen. Zum Beispiel am Freitag Nachmittag. Da ist das Institutsleben vorbei und man kann sich konzentriert ran setzen. Rechnet man das auf die 12 Wochen hoch, kommt an auf ca. 48 Stunden Produktivzeit.

Deutlich übertroffen wird das aber durch das tägliche Arbeiten. Wenn es gelingt jeden Tag 1-2h für die eigene Dissertation einzuräumen, dann ist die Einarbeitungszeit minimal und die Produktivzeit erhöht sich auf ca. 90 Stunden. Das ist das dreifache der perfekten Woche.

Ziel muss es also sein, letzteres umzusetzen. Und da kommt der Frosch ins Spiel. Das Konzept “Eat the Frog” sagt, dass man die wichtigste oder unangenehmste Aufgaben direkt zum Start des Tages machen soll. Danach kann nämlich kommen was will, der Tag ist ein Erfolg.

Wer sich also dazu verpflichtet eine Stunde früher ins Institut zu fahren, Outlook und alles auszulassen und dann für 1-2 Stunden konzentriert an der Diss zu sitzen, schafft genau das. Das wichtigste persönliche Projekt ist weitergeführt und man hat einen Erfolg.

3. Verbündete schaffen

Eine Promotion ist eine Einzelleistung, klar. Aber irgendwie auch ein Teamsport. Wer promoviert, braucht Menschen um einen herum, die einen für den eigenen Fortschritt verantwortlich halten. Das kann durch Mentorenprogramme, Mastermindprogramme oder institutsinterne Promotionsgruppen sein.

Jetzt gibt es an jedem Institut mal eine Promotionsgruppe und man hilft sich gegenseitig. Der Grund, warum diese aber nicht funktionieren, ist einfach. Es gibt keinen “Schmerz” und keine Verantwortung. Schmerz ist zwar ein hartes Wort, es hilft. Wer seine selbst gesteckten Ziele nicht erreicht, muss dafür zur Verantwortung gezogen werden, es muss weh tun.

Daher helfen Mastermindprogramme so gut. Es gibt zum einen einen sozialen Druck. “Fremde Menschen haben sich mein Problem angehört, dann muss ich auch zeigen, dass ich voran komme.” Und zum anderen kosten Mastermindprogramme Geld. Und wer dieses Geld aus gibt, aber nicht vorankommt, kann das Geld auch direkt zum Fenster raus werfen. Die Teilnahmegebühr sollte also als eine Art Selbstverpflichtung gesehen werden.

Wer diese drei Tipps bei der eigenen Zeitplanung beachtet, kommt sicherlich schneller an sein persönliches Ziel und schließt die eigene Promotion erfolgreich und mit weniger Stress und persönlichem Druck ab.

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Autor: Oliver Maiß

Hallo, mein Name ist Oliver und ich bin Gründer und Initiator von Produktionstalente. Ich habe selbst 6 Jahre am IFW in Hannover promoviert und kenne daher viele Herausforderungen vor, während und nach der Promotion. Ich schaffe gerne Möglichkeiten, um Menschen miteinander zu vernetzen, weil ich davon überzeugt bin, dass wir aus jeder Begegnung etwas wertvolles für uns mitnehmen können. Und vielleicht konntest du ja jetzt auch schon etwas von mir mitnehmen.